Virksomheder over hele verden refunderer sammenlagt flere milliarder af kroner hvert år, hvilket gør rejseudgiftsstyring til et kritisk element i virksomhedernes økonomiske overblik. En omfattende analyse foretaget af SAP Concurs baseret på globale udgiftsdata fra 2019 til 2023 afslører betydelige skift i udgiftsmønstre på tværs af forskellige kategorier. Undersøgelsen viser bl.a., at flybilletter, som den dyreste kategori pr. transaktion i 2023, er steget med 10 pct. i forhold til niveauet før pandemien. Den mest bemærkelsesværdige ændring skete dog i brændstofpriserne, som er steget med hele 37 pct. pr. transaktion siden 2019. Samtidigt er prisen på biludlejning steget med 28 pct., og udgifterne til underholdning og overnatning er steget med hhv. 28 pct. og 21 pct. Flybilletter og udstyr til hjemmekontoret er dyrest På listen over de dyreste rejseudgifter indtager kategorierne “diverse” og “andet” en henholdsvis 2. og 3. plads, når man ser på omkostningerne ved en gennemsnitlig udgift. Disse poster repræsenterer udgifter, der ikke passer ind i eksisterende kategorier – fx udgifter til vasketøj, drikkepenge og
småfornødenheder.
Stefan Tarp SAP Concur
“Kategorierne dækker også udgifter til uforudsete udgifter. Fx oplevede virksomhederne under pandemien en stigning i denne type poster, da medarbejderne udgiftsførte nyt udstyr til hjemmekontoret,” fortæller Stefan Tarp, direktør hos SAP Concur Danmark. Ansatte har færre penge til mad – som er blevet dyrere De økonomiske ændringer og udfordringer i de seneste par år har også resulteret i højere priser på måltider. Den gennemsnitlige udgiftstransaktion for denne post er steget med 30 pct. Ifølge en tidligere undersøgelse om medarbejdertilfredshed i inflationstider sagde 37 pct. af HR- og økonomileder, at medarbejderne kunne blive mere utilfredse, hvis de ikke justerede deres udgiftspolitik for at tage højde for inflationen. Det var dog kun 31 pct. af virksomhederne, der øgede madgodtgørelsen på forretningsrejser, mens 36 pct. faktisk sænkede den.
“De stigende priser stiller krav til de rejsendes privatøkonomi, fordi de ofte skal lægge ud for udgifter på rejsen. Når vi ved, at forretningsrejser er vigtige for ansattes karriereudvikling, kan de stigende priser i værste tilfælde skabe ulighed på jobmarkedet og være en udfordring for ansattes udvikling,”fortæller Stefan Tarp og understreger, at det derfor er vigtigt for virksomheder, at deres rejsepolitikker følger med tiden og den økonomiske situation.
3 anbefalinger til virksomheder med forretningsrejsende
Analysen af rejseafregninger viser tydeligt, at alle områder af forretningsrejser næsten uden undtagelse er påvirket af omkostningsstigninger, hvoraf de fleste er betydelige. Denne udvikling påvirker både virksomheder og rejsende og skaber et behov for handling. SAP Concur anbefaler derfor at:
1. Sikkerhed og trivsel skal øverst på to-do listen
Selvom det er fornuftigt ikke at justere rejsebudgetterne for at kompensere for de stigende priser for at spare penge kan stigende omkostninger for forretningsrejsende blive en sikkerhedsrisiko, hvis budgetterne ikke øges tilsvarende. Fx kan rejsende føle sig presset til at booke hoteller i mindre sikre kvarterer eller skifte til offentlig transport om natten på usikre strækninger. Eventuelle besparelser kan også have mentale og sundhedsmæssige
konsekvenser, hvis der fx bookes hoteller i en betydelig afstand fra kontor- og event-lokationer, hvilket kan øge stressfaktoren. Hvis man spiser billigere, hvilket i nogle sammenhænge kan betyde usund mad, kan det også påvirke medarbejdernes sundhed på lang sigt.
2. Forkort refusionsperioderne og undgå bekymringer
Som vores tidligere undersøgelser har vist, er 70 pct. af respondenterne bekymrede for, hvordan stigningen i leveomkostningerne vil påvirke deres privatøkonomi. Med stigende udgifter til forretningsrejser er det derfor endnu vigtigere, at virksomhederne refunderer medarbejdernes udgifter så hurtigt som muligt for at minimere perioden med dyre udlæg for medarbejderen. Det økonomiske pres mindskes naturligvis også, hvis virksomhederne dækker udgifterne til dyre elementer som flyrejser fra starten.
3. Genbesøg rejse- og udgiftspolitikker
Virksomheder bør gennemgå eksisterende politikker og få input fra økonomiansvarlige og medarbejdere om, hvad der har været effektivt, hvad der ikke fungerer, og hvad der skal opdateres. Når man har indsamlet oplysninger, bør politikerne justeres, så de er fair og fornuftige. Selvom en politik skal styre adfærden, skal den også være fleksibel nok til at kunne tilpasses lokale og internationale rejsekrav. Når det handler om at holde kategorien “diverse” og “andre” udgifter under kontrol, bør politikerne være tydelige omkring, hvad der er en acceptabel udgift, og hvad der ikke er.
De fem største prisstigninger fra 2019 til 2023:
1. Brændstof: 37 pct.
2. Måltider: 30 pct.
3. Biludlejning: 28 pct.
4. Underholdning: 28 pct.
5. Overnatning: 21 pct.