Selv før pandemien kom, var TMC RFP en proces, ingen af parterne nød. Beskrevet som et “smertepunkt” i en nylig hvidbog af Business Travel Association, kan RFP’er være dyre, tidskrævende, unødvendigt komplekse og ofte ikke egnede til formålet.
Efterhånden som forretningsrejser kommer tilbage, kan det, du ønsker og har brug for fra dit TMC, have ændret sig betydeligt, men med reducerede ressourcer på begge sider er det vigtigere end nogensinde før at få udvælgelsesprocessen rigtigt. Hvis du skal i gang med en RFP, er her nogle bedste tips til at hjælpe dig med at få det bedste resultat.
Engagere med interessenter
For at forstå, hvordan dine rejsebehov har ændret sig, skal du tale med alle relevante personer og afdelinger i din virksomhed, såsom HR, IT, økonomi, sikkerhed, Senior Management, PA’er og selvfølgelig dine hyppige rejsende. Spørg dem, hvad der i øjeblikket fungerer godt, og hvad der ikke gør.
Fastlæg dine prioriteter
Ud fra disse samtaler skal du lave en liste over dine nøglekrav og beslutte, hvad der er et “rart at have” og et “must have”. Rangér dine krav i prioriteret rækkefølge.
Del de aktuelle smertepunkter
Selvom du ikke er 100 % sikker på, hvad du har brug for fra en ny TMC, vil du, hvis du skal i udbud, forhåbentlig have en god idé om, hvad der er galt med din nuværende. Vær ikke bange for at dele dette med dine potentielle nye samarbejdspartnere og vær ærlig. Det vil hjælpe dem med at forstå, hvad du har brug for, og vide, om de kan gøre en forskel.
Begynd ikke straks med en RFP
Sørg for, at din første interaktion med en potentiel TMC-partner ikke er at sende RFP’en. Tag kontakt først, selvom det kun er et telefonopkald, men mød ideelt set ansigt til ansigt. I den nye æra vil dette sandsynligvis være mere end blot et transaktionsforhold, så kulturtilpasning er nøglen.
Hold det relevant
Hold dit RFP-dokument i en størrelse, der afspejler størrelsen og kompleksiteten af din rejsekonto. Det nytter ikke at stille hundredvis af spørgsmål og anmode om tonsvis af information, medmindre det vil være nyttigt, især når tid og ressourcer er værdifulde. Prøv også at undgå at bruge en standardskabelon. Hver virksomheds krav vil være forskellige, så det giver ikke mening at sende et standard RFP-dokument, der indeholder irrelevante spørgsmål.
Gør brug af virtuel og video
At møde personligt er klart ideelt, men gør brug af virtuel teknologi, hvis du ønsker at få adgang til flere mennesker inden for TMC, såsom hold i forskellige dele af landet eller i udlandet. Overvej også at acceptere videoforslag. Det vil hjælpe dig med at få en bedre fornemmelse for virksomhedens kultur, og om den passer med din.
Vær realistisk
Vær opmærksom på, at det er en stor opgave for TMC’er at reagere på en RFP, især i det nuværende klima, hvor de har været nødt til at trappe ned på deres teams, og ressourcerne er lave. At besvare en RFP kan kræve en stor investering og potentielt uden afkast, så vær realistisk med tidsrammer og mængden af information, du har brug for.
Prøv før du køber
Hvis det er muligt, så brug lidt tid på TMC’s kontorer for at få en fornemmelse af virksomhedskulturen. Du vil meget hurtigt vide, om det er en kultur, der passer til din egen. Spørg, om du kan kontakte nogle af TMC’s eksisterende kunder for at bede om deres feedback. Du får et mere ærligt svar end en skriftlig reference. Test en TMC ved at oprette et scenarie, måske bede dem om at evaluere og foreslå, hvordan du kan forbedre et bestemt aspekt af dit rejseprogram.
Hold dig opdateret
Fusioner og opkøb er gået op i pandemien, så hold styr på, hvad der sker i TMC-landskabet ved at læse fagpressen, så du er opdaterer i den seneste udvikling, såsom ejerskifte, nøgleudnævnelser eller investering i nye produkter
Bliv ikke fokuseret på priser
Forhandling af priser kan være den mest komplekse og tidskrævende del af RFP-processen, så medmindre dit forhold er rent transaktionsbaseret, lad det være så sent som muligt i udvælgelsesprocessen, hvor du vil have en bedre idé om, hvem de stærkeste konkurrenter er.