Er teknologi og AI et godt svar på, hvordan virksomheder kan opsnappe evt. ”snyd” på forretningsrejsen? Og hvem er disse medarbejdere, der har problemer med udlæggene? Det er nogle af de spørgsmål, TravelNews diskuterer med Stefan Tarp, direktør hos SAP Concur, der leverer it-løsninger til udgifts- og rejseadministration til virksomheder.
Q: Hvilken type medarbejder ”fusker” på forretningsrejsen?
Ifølge vores data foregår der både snyd/sjusk på forretningsrejser og i hverdagen. Vi kender til mange historier verden over, hvor virksomheder har betalt for medarbejdernes private fødselsdage eller hvor restaurantregningen er stukket af på turen til New York. Heldigvis viser tallene også, at 70 pct. af medarbejdere på globalt plan følger retningslinjerne, og hos 25 pct. af medarbejderne, er der mere tale om sjusk end direkte snyd. Det vil sige, at det er de sidste 5 pct., som virksomhederne skal have fokus på. Selvom det ikke lyder af meget, så er der store økonomiske gevinster at hente, og ikke mindst kan man minimere den enorme arbejdsindsats, som mange virksomheder bruger på at opdage snyd med diverse kvitteringer.
Q: Hvad er den primære udfordring, virksomheder står over for, når det gælder om at opdage snyd/sjusk med udlæg?
Både i Danmark og i udlandet ser vi, at mange virksomheder stadig vælger at tjekke udlægs-rapporter igennem manuelt. For det første tager det lang tid, og arbejdet kan virke trivielt, når man sjældent opdager et tegn på snyd, da størstedelen af medarbejderne fakturerer korrekt. For det andet, så er det kun 20 pct. af alle kvitteringer, som bliver tjekket, fordi man stadig benytter manuel arbejdskraft. Det koster mange penge på grund af ubevidste fejl og ikke mindst arbejdstimer, som med garanti kunne bruges mere effektivt.
Q: Hvordan skal virksomhederne opdage og validere deres mange udlæg?
Det hurtige svar er teknologi. Vi har i mange år kæmpet for at få introduceret AI til at løse disse manuelle arbejdsopgaver for at vise, hvordan systemer som vores AI-værktøj Concur Detect by Oversight fx kan validere virksomhedernes udlægsrapporter hurtigt og problemfrit, uanset om kvitteringerne er fra Danmark, Frankrig eller Kina. Systemet læser samtlige udlægsrapporter og giver kun én medarbejder besked, hvis et udlæg fremstår mistænkeligt. Derudover kan systemet også krydsreferere til tidligere rapporter og analysere, om medarbejderes adfærd og købsvaner virker unaturlige. Det vil fx være opsigtsvækkende, hvis en medarbejder har købt den samme, mobiloplader fire gange inden for den samme måned. I sådan et tilfælde vil systemet pointere de mistænksomme handlinger, hvorefter en anden medarbejder skal vurdere, om der er tegn på snyd.
Stefan Tarp SAP Concur
Q: Kan du give et konkret eksempel på, hvor et AI-værktøj vil være gavnligt?
Selvfølgelig. Vi lever i en verden, hvor det er nemt at komme fra A til B, og derfor er forretnings-rejser ikke noget nyt for mange medarbejdere. Men udlægsrapporterne fra forretningsrejser er også dem, som ofte er tidskrævende. Udover at sproget i sig selv kan være en barriere, så ser kvitteringerne
også forskellige ud, og det kan være svært for en medarbejder at gennemskue det enkelte køb. Vores løsning Concur Detect by Oversight kan fx oversætte disse kvitteringer fra 100 forskellige sprog, herunder kinesisk, hvilket kan gøre arbejdet lettere og mere effektivt.
Q: Oplever virksomhederne også mere snyd og sjusk med udlæggene, når medarbejderne er på forretningsrejser?
Der er ikke nogen præcise tal på, om der er en større grad af snyd eller sjusk, når medarbejdere er på forretningsrejser. En tidligere rapport har dog vist, at 5 pct. af de forretningsrejsende i en organisation foretager mere end 80 pct. af de køb, som kan forekomme mistænkelige. Det peger selvfølgelig i retning af, at man skal holde et vågent øje med udlægsrapporterne fra forretningsrejser.
Men det er da også et naturligt gæt, at medarbejdere, som er væk fra de normale omstændig-heder, har en tendens til at skeje mere ud, og det kan her være nemmere at bortforklare diverse situationer, hvor der er brugt penge. Dog er der også interessante data fra vores samarbejds-partner Oversight, der viser, at det typisk er medarbejdere, som har været ansat i virksomheden i mere end 7 år, der er tilbøjelige til at snyde eller sjusk med udlæg.
Q: Hvordan kan det være?
Det er svært at tegne det præcise billede af årsagerne, men medarbejdere, som har været ansat i den samme virksomhed længe, kan muligvis have opdaget nogle af smuthullerne i systemet. Derudover føler de sig også godt tilpas i virksomheden, hvor de andre ansatte måske ikke vil drage mistænkelighed over for deres handlinger. Det er derfor også vigtigt, at man netop får integreret et AI-værktøj, da det kan gå tilbage i tiden og analysere købsadfærd. Vi har fx set situationer i USA, hvor en medarbejder har købt ind på Amazon mere end 300 gange og ramt et svimlende beløb på 200.000 DKK inden for et kvartal. I dette tilfælde blev der fx også købt i weekenden, hvilket vores system også vil udpege som mistænkeligt.
Q: Hvad er ellers vigtigt at huske, når man arbejder med udlæg?
Kigger vi på Norden, så er vi generelt meget tillidsfulde folk. Derfor, hvis man som virksomhed skal tale om dette problem, så er det vigtigt at forklare, hvad reglerne rent faktisk er, så medarbejderne kan overholde dem. For som sagt, så er langt størstedelen af ansatte kun interesserede i at gøre det rigtige.